Internet & Technik

E Billing – schneller und preiswerter als der Rechnungsversand per Post

Emails und das World Wide Web sind ohne Zweifel wichtige Bestandteile der heutigen Kommunikation. Etliche Statistiken besagen sogar, dass der Grossteil der privaten oder geschäftlichen Kommunikation in der Zwischenzeit mehr über E-Mail bzw. Fax erfolgt, als über den klassischen Weg der normalen Briefpost.

Somit wird für viele Unternehmen der Versand von Rechnungen per email immer attraktiver. Der Versand einer solchen E Rechnung hat aber seine Tücken, wenn man nicht weiss, worauf man achten muss. Elektronisch übermittelte Dokumente sind ohne Signatur nämlich rechtlich nicht anerkannt und können z. B. bei einer Vorsteuerprüfung zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen. Deshalb werden viele Dokumente und Rechnungen heute noch per gewöhnlicher Briefpost versandt.

Bei der Erstellung und dem Versand einer E Mail Rechnung muss man die seit 2004 in Deutschland einheitlichen Bestimmungen für Dokumente, welche als Mail oder Computerfax elektronisch versandt werden, berücksichtigen. Diese sehen vor, dass sämtliche Dokumente mit einer digitalen Signatur versehen werden müssen. Es handelt sich hierbei um ein kryptographisches Verfahren, bei dem zu einer Nachricht bzw. zu beliebigen Daten eine Zahl berechnet wird. Diese digitale Signatur ermöglicht, dass ihre Urheberschaft und Zugehörigkeit zur Nachricht durch jeden geprüft werden kann.

Mit diesen digitalen Signaturen lassen sich dann elektronische Signaturen erzeugen, welche dann auf Mail- bzw. Faxdokumenten in Form eines Matrixcode (2-D-Barcode) aufgebracht werden. In diesem ist das Originaldokument und die elektronische Signatur enthalten und kann dann mithilfe eines entsprechenden Scanners vom Empfänger des jeweiligen Dokumentes überprüft werden. Der Matrixcode ist dabei so aufgebaut, dass kleine Übermittlungsfehler, wie beispielsweise beim Faxversand ausgeglichen werden und zu keiner Störung bei der Überprüfung führen. Beim Erstellen einer Mail kann auch die Acrobat-PDF-eigene Signatur ohne Matrixcode auf dem Dokument zum Einsatz kommen.

Auf die Signierung von Dokumenten spezialisierte Softwares bieten für jeden Bedarf die nötigen Hilfsmittel, um E Rechnungen beim E billing im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen korrekt zu signieren. Das macht es für Unternehmen aller Art in vielerlei Hinsicht leichter: man spart sich viel Zeit für das Ausdrucken und Kuvertieren der Rechnungen und natürlich auch die Kosten für das Porto.

Informationen zum Autor "fosforito":

E-Mail: fosforito(at)gmx.net
Web: http://

Am Mittwoch, April 27th, 2011 um 16:57 wurde dieser Artikel eingestellt. Kommentare verfolgen mittels RSS 2.0-Feed. Sie können einen Kommentar hinterlassen oder von Ihrer Website trackbacken.

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